Gestión de plantillas de documentos

Guarde los archivos PDF más utilizados como plantillas para enviarlos de forma rápida y sencilla.

El uso de nuestra función de documentos electrónicos le permite mantenerse organizado con los documentos PDF que se envían comúnmente al personal, los estudiantes y los clientes potenciales. Cargue un documento, edítelo y guárdelo como plantilla para su uso posterior.

Tenga en cuenta: PDF es el único tipo de archivo compatible con esta función, y el tamaño máximo de archivo es de 6 MB.

Creación de plantillas
Hay dos formas de crear plantillas desde la pantalla Documentos:

• Haga clic en Crear documento. Cargue, edite y, a continuación, elija Crear plantilla.
• Haz clic en Administrar plantillas en la parte superior derecha y, a continuación, selecciona Crear plantilla.

Gestión de plantillas
Una vez que hayas guardado las plantillas, ¡es rápido y fácil de editar! Vaya a la pantalla Documentos y, a continuación, haga clic en Administrar plantillas en la parte superior derecha.

Todas las plantillas guardadas se mostrarán en la pantalla Administrar plantillas. Haga clic en el icono Más acciones para editar, previsualizar o eliminar una plantilla.

Envío de plantillas

Una vez que se han guardado las plantillas, se pueden enviar fácilmente. En la pantalla Documentos, haga clic en Crear documento y, a continuación, seleccione Usar una plantilla.

AGREGAR: Seleccione la plantilla que desea utilizar de la lista.

EDITAR: Una vez que se haya seleccionado su plantilla, puede usar las herramientas proporcionadas para resaltar detalles importantes, crear cuadros de texto rellenables, agregar una firma y más. Una vez completada la edición, haga clic en Guardar y salir para guardar el documento como borrador para enviarlo más tarde o haga clic en Continuar para enviarlo.

ENVIAR Esta pantalla proporciona opciones de envío adicionales:

• Enviar a: primero seleccione el grupo de personas (estudiantes, personal o clientes potenciales) y, a continuación, haga clic en Agregar destinatario para elegir de una lista de nombres.
• Documento: haga clic en el botón Editar documento para volver atrás y continuar editando su PDF.
• Fecha de caducidad: elija una fecha de caducidad del documento o seleccione "Sin fecha de caducidad". Al elegir una fecha, el destinatario no puede acceder al documento después de que caduque.
• Enviar recordatorio en: si el documento no se completa antes de la fecha seleccionada, se enviará un correo electrónico de recordatorio.
• Mensaje: introduzca un mensaje que se incluirá en la notificación por correo electrónico.

Una vez que se hayan completado las opciones adicionales, seleccione una de las siguientes opciones para continuar:
Guardar y salir: esta opción guardará el documento como borrador.
Vista previa: el documento se abrirá en una nueva ventana/pestaña para obtener una vista previa de cómo se mostrará al destinatario.
Enviar: el documento se enviará y el destinatario recibirá una notificación por correo electrónico.